Servicios

Servicios Viaje Travel Box Eventos

Elaboración de presupuesto de gastos e ingresos. Seguimiento y control presupuestario. Presentación periódica del balance económico.

Contabilidad del congreso. Gestión administrativa, financiera y fiscal. + Búsqueda de la sede más adecuada. + Distribución de actividades y espacios.

Elaboración y seguimiento del timing del congreso.

Gestión de los patrocinadores y de la exposición comercial: creación del dossier de sponsors, contacto con las empresas e instituciones, cierre de acuerdos.

Reuniones de seguimiento con los comités organizador y científico.

Atención de las necesidades particulares del congreso (mobiliario, alojamiento, catering, hospitality room).

Contratación y supervisión de todas las necesidades técnicas y logísticas: alquiler de espacios, catering, azafatas, audiovisuales, autocares, intérpretes, montaje de stands, etc.

Branding: creación de la imagen del congreso. Diseño gráfico de todo el material: pósters, programas, libro de ponencias, diplomas, etc.

Creación de la página web.

Gestión de inscripciones on-line: implementación de la pasarela de pago, cobro de las inscripciones, emisión de facturas, envío de confirmaciones.

Gestión de reservas hoteleras: negociación de tarifas especiales y gestión de bloqueos hoteleros.

Contacto personalizado con los ponentes e invitados para la gestión de viaje y del alojamiento.

Programa social: cena de gala, de ponentes, evento de bienvenida, de clausura, espectáculos, visitas guiadas.

Programa de acompañantes: tours y visitas turísticas.

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Organización de la acreditación y entrega de documentación. Posibilidad de control automatizado de accesos (código de barras o QR) y de la presencia en las diferentes sesiones: estadísticas, informes de asistencia, etc.

Nuevas inscripciones.

Atención personalizada a los ponentes, invitados, comités, autoridades y patrocinadores.

Coordinación y supervisión del montaje general del congreso: salas y exposición comercial.

Coordinación y supervisión de todos los proveedores: catering, azafatas, audiovisuales, intérpretes, etc.

Coordinación y supervisión de los eventos sociales y paralelos: cenas, tours, fiestas. Control previo de montaje y bienvenida de asistentes.

Streaming web: retransmisión en directo del congreso. Creación de Apps. Votación interactiva.

Reparto de certificados de asistencia.

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Desde TravelBox Eventos ponemos a disposición de nuestros clientes nuestra experiencia en la organización de congresos y eventos.

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