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Travel Box Eventos
Conócenos
Proporcionamos a nuestros clientes todo el apoyo técnico y administrativo que necesitan para lograr el mejor resultado y cumplir con las expectativas.
Servicios
Secretaría técnica
gestión de espacios
Contratación de proveedores
imagen y comunicación
Somos especialistas
Viajes
Le ayudamos a reducir los costes respetando el estándar de calidad y servicio establecido en cada caso.
Ofrecemos los siguientes servicios:
01.
Alojamiento
02.
Negociación
03.
Contratación
04.
Comunicación
05.
Traslados
coches privados
06.
Gestión
Un punto importante
Seguros
¡La seguridad ante todo!
antes del congreso
⇒ Elaboración de presupuesto de gastos e ingresos. Seguimiento y control presupuestario. Presentación periódica del balance económico.
⇒ Contabilidad del congreso. Gestión administrativa, financiera y fiscal. + Búsqueda de la sede más adecuada. + Distribución de actividades y espacios.
⇒ Elaboración y seguimiento del timing del congreso.
⇒ Gestión de los patrocinadores y de la exposición comercial: creación del dossier de sponsors, contacto con las empresas e instituciones, cierre de acuerdos.
⇒ Reuniones de seguimiento con los comités organizador y científico.
⇒ Atención de las necesidades particulares del congreso (mobiliario, alojamiento, catering, hospitality room).
⇒ Contratación y supervisión de todas las necesidades técnicas y logísticas: alquiler de espacios, catering, azafatas, audiovisuales, autocares, intérpretes, montaje de stands, etc.
⇒ Branding: creación de la imagen del congreso. Diseño gráfico de todo el material: pósters, programas, libro de ponencias, diplomas, etc.
⇒ Creación de la página web.
⇒ Gestión de inscripciones on-line: implementación de la pasarela de pago, cobro de las inscripciones, emisión de facturas, envío de confirmaciones.
⇒ Gestión de reservas hoteleras: negociación de tarifas especiales y gestión de bloqueos hoteleros.
⇒ Contacto personalizado con los ponentes e invitados para la gestión de viaje y del alojamiento.
⇒ Programa social: cena de gala, de ponentes, evento de bienvenida, de clausura, espectáculos, visitas guiadas.
⇒ Programa de acompañantes: tours y visitas turísticas.
Durante el congreso
⇒ Organización de la acreditación y entrega de documentación. Posibilidad de control automatizado de accesos (código de barras o QR) y de la presencia en las diferentes sesiones: estadísticas, informes de asistencia, etc.
⇒ Nuevas inscripciones.
⇒ Atención personalizada a los ponentes, invitados, comités, autoridades y patrocinadores.
⇒ Coordinación y supervisión del montaje general del congreso: salas y exposición comercial.
⇒ Coordinación y supervisión de todos los proveedores: catering, azafatas, audiovisuales, intérpretes, etc.
⇒ Coordinación y supervisión de los eventos sociales y paralelos: cenas, tours, fiestas. Control previo de montaje y bienvenida de asistentes.
⇒ Streaming web: retransmisión en directo del congreso. Creación de Apps. Votación interactiva.
⇒ Reparto de certificados de asistencia.
Al cierre
Después del congreso
⇒ Liquidación del informe económico y reunión de cierre.